17.02.2010
Capita spesso, nell’ambito delle attività nel mondo dei servizi sociosanitari, di sentir parlare di progettazione e di pianificazione in modo indistinto come se le due azioni non godessero di una loro propria specificità. Non si intende spendere tempo prezioso solo per dissipare una mera questione terminologica, non ne varrebbe la pena, ma non si può non rilevare che anche la chiarezza dei termini impiegati aiuta ad avere chiarezza sulle azioni da compiere in relazione alle singole situazioni.
Allo scopo è possibile partire dalle definizioni da dizionario.
Progettazione : Preparazione di un progetto/ attività del progettare/ideazione di qualcosa
Progetto : studio preparatorio di un’opera o di un’impresa. Insieme di disegni e di calcoli che costituiscono lo studio preparatorio di un’opera. Ciò che si pensa di fare in futuro, cioè è riferito a qualcosa che ancora non c’è.
Pianificazione :programmazione di un’attività secondo un piano prestabilito.
Sostanzialmente il progetto viene approvato e successivamente realizzato in piena autonomia mentre il “piano” ovvero l’attività pianificata, viene realizzata lentamente nel tempo e si realizza attraverso la costruzione di oggetti o la realizzazione di processi con caratteristiche conformi a quanto pianificato.
Come si può comprendere le definizioni e quel minimo di elaborazione che ne è stata fatta derivano dal mondo dell’architettura e dell’urbanistica. In mancanza di analoga precisione nel settore socio assistenziale nella prima parte del discorso possiamo mutuare qualche ragionamento dal mondo delle tecniche architettoniche ed urbanistiche.
Il progetto riguarda l’architettura ed è ciò che deve essere fatto prima della costruzione della casa e con tale costruzione conclude la sua esistenza e ragion d’essere e non deve essere riproposto. Il piano urbanistico tende invece a definire come e dove devono essere costruite le case nel territorio quindi appena varato comincia ad essere attuato e ancor prima della sua conclusione deve essere studiata la sua evoluzione e la successiva edizione.
Dunque, come si è detto, in architettura l’avvenuta esecuzione di un progetto è la costruzione di una casa. Una volta fatta non richiede altro nell’immediato, una riprogettazione sarà necessaria solo dopo un certo tempo, quando la struttura si sarà deteriorata o non sarà più idonea a soddisfare i requisiti richiesti da quanti la abitano. Il progetto serve a realizzare un prodotto e servirà un altro progetto quando il prodotto realizzato non è più rispondente ai bisogni. A ben guardare in questo c’è una certa analogia col PAI dei servizi assistenziali sociosanitari.
La realizzazione di un piano ha invece un cammino del tutto diverso: quando un piano è stato portato a termine occorre passare immediatamente ad una nuova attività di pianificazione. Anzi, come si diceva, ancor prima della conclusione del vecchio piano bisogna pensare al nuovo. Il progetto si esaurisce con la produzione e ci vorrà un nuovo progetto solo se vogliamo un nuovo prodotto. Il piano esaurito è la base per il piano successivo. “Il piano non è un progetto di mutamento, è la legge stessa dei mutamenti ”. A chi fa il progetto interessano i dati stabili dell’ambiente nel quale intende realizzare il suo prodotto. Nella pianificazione interessano soprattutto i dati mobili, le dinamiche, le tendenze perché con una pianificazione si risponde al compito di governare il cambiamento.
La differenza fondamentale esistente tra progetto e piano è data dalla diversa durata e dalla localizzazione nel tempo dell’utilità espressa dai due strumenti: il progetto esprime la sua utilità con la ideazione e la costruzione di un oggetto il quale può iniziare a funzionare quando il progetto è interamente realizzato. Il progetto è la base per la costruzione di un oggetto.
il piano, invece esprime la sua utilità solo durante la fase di realizzazione degli interventi previsti. (Quando questi saranno compiuti occorrerà predisporre un nuovo piano per i successivi interventi). La pianificazione implica il mutamento, dunque è orientata al governo delle trasformazioni territoriali. Il suo mondo è dunque per essenza variabile.
Con questi esempi tratti dal mondo dell’architettura e dell’urbanistica si è avviata una riflessione che deve ancora svilupparsi per fare un servizio alla causa di semplificazione e precisione terminologica nel mondo dell’assistenza sociosanitaria. Un mondo dove non si costruiscono case e non si deve regolamentare lo sviluppo urbanistico di un territorio, ma si lavora per garantire condizioni di vita consone ai bisogni degli utenti.
Progetto etimologicamente deriva dal verbo latino proicere (Participio passato proiectum) che si può tradurre con gettare avanti, quindi qualcosa che serve a produrre effetti nel futuro. In definitiva col termine progetto si possono identificare quelle attività, correlate tra loro, che hanno il fine di realizzare prodotti o servizi rispondenti a specifici obiettivi.
A questo punto è possibile verificare in che modo si può estendere al PAI la definizione di progetto e se in questa operazione si deve riconoscere qualche limite.
Il PAI di sicuro contiene la descrizione di molte situazioni e attività correlate tra loro e destinate alla realizzazione di un servizio che corrisponde ad obiettivi determinati. Quindi rientra nella definizione, però bisogna ricordare che, rispetto al progetto architettonico, ha efficacia per un tempo minore. La sua durata è più breve perché i requisiti di qualità e sicurezza di una casa, nonché le aspettative dell’abitante, vengono soddisfatte per molti anni dal prodotto realizzato, mentre il PAI deve essere adeguato alle condizioni di un anziano che possono essere mutevoli e richiedere revisioni frequenti. Il PAI serve a realizzare un servizio assistenziale e ne servirà un altro solo quando il servizio non soddisferà più i bisogni dell’utente. Tuttavia, che l’oggetto della progettazione duri diversi anni o abbia invece una validità breve non cambia la sostanza che definisce il progetto. Esso è e rimane l’atto attraverso il quale si disegna (non a caso in lingua anglosassone si chiama design) il prodotto che verrà realizzato.
La realizzazione di un’architettura non richiede ulteriore progettazione: il prodotto quando è fatto è finito. Anche un PAI non richiede ulteriore attività di progettazione: fin che nulla muta nelle condizioni del soggetto destinatario del servizio, nulla muta anche nel servizio da fare.
Dunque si perviene a questa osservazione, che il fattore tempo sia più o meno prolungato poco importa ai fini della definizione, ma bisogna tuttavia stare attenti a cosa si identifica con PAI inteso come progetto.
Alcuni stralci di un articolo apparso sulla rivista Assistenza Anziani possono aiutare a capire.
“ Le carte dei servizi descrivono come il PAI costituisca uno strumento per la personalizzazione degli interventi, il personale ne conosce perfettamente il significato, ogni persona presa in carico ha il suo piano individualizzato.
Un impulso significativo in questa direzione è stato sicuramente dato dalle normative regionali sull’accreditamento istituzionale, che prevedono, fra i requisiti, la presenza per ogni persona utente di un Piano di Assistenza Individuale corrispondente ai bisogni specifici e, come criterio principale di verifica, la presenza di un documento cartaceo. Tuttavia, se la “tangibilità” del PAI è un requisito necessario per appurarne l’esistenza, non è purtroppo sufficiente per dimostrare l’esistenza di un buon processo di definizione e la sua applicazione operativa. Occorre ricordare che il PAI è a tutti gli effetti un progetto e come tale deve essere unico ed avere una durata limitata nel tempo e comunque legata alle mutevoli condizioni di salute della persona alla quale si riferisce”.
Opportunamente l’autrice dell’articolo citato pone l’accento sul fatto che l’esistenza di un documento cartaceo non è la prova che esistano e che siano stati utilizzati buoni processi per definire tale documento e per fare buona applicazione del suo contenuto. Dunque si può trarre una prima conclusione sul punto che il “PAI progetto” è il documento cartaceo e il relativo contenuto; solo questo risponde alla definizione di progetto. Il PAI però, nell’accezione corrente e nel suo significato operativo, è un insieme di processi stabiliti e descritti al fine di renderlo applicabile correttamente, quindi non si esaurisce nel contenuto del documento ma si esplica attraverso azioni coordinate. Per la verità, però, non raggiunge mai, pur nella sua caratteristica di atti svolto in modo coordinato nel tempo, la specifica nozione di piano come si è visto nell’urbanistica in quanto non è un elemento a sé stante unico che si esaurisce in sé. Ovvero non è che una volta eseguito il piano esso stesso non ha più senso perché ha esaurito la sua efficacia e deve essere seguito da un altro piano ovviamente distinto dal primo. In questo caso si è di fronte ad un’attività ripetuta un numero n di volte, cioè per tutto il tempo in cui il PAI risponde ai requisiti richiesti dall’utente. Orbene, mantenendo il parallelismo con il mondo dell’architettura è come se con un progetto venissero costruite n case tutte uguali. Ovviamente è necessario riflettere sulla differenza tra i due prodotti . Il progetto di un prodotto come la casa ovviamente è realizzato quando la casa è fatta per quell’utente, con quella caratteristica che risponde ai suoi bisogni. Un servizio assistenziale è invece un “prodotto” che, a sua volta deve essere fatto per quel determinato utente e deve possedere le caratteristiche richieste rispetto ai bisogni, ma non può essere fatto una volta soltanto. Deve necessariamente essere ripetuto sempre uguale per n giorni finché mantiene rispondenza ai requisiti richiesti. Non è difficile, a questo punto, mettere in evidenza la più grande differenza rilevabile tra i due progetti di cui si parla. Non solo hanno una diversa durata nel tempo in termini di efficacia e appropriatezza, ma si distinguano anche per un diverso modo di distendere nel tempo la loro efficacia. “Fatto e finito” il primo, ripetuto costantemente e sempre uguale a sé stesso l’altro. Proprio la costante ripetizione del progetto ne accosta le caratteristiche all’atto di pianificazione che, come s’è detto deve rinnovarsi costantemente. Nel PAI alla fine della prima esecuzione si avvia la seconda uguale alla prima, nel Piano Urbanistico verso la fine del primo si mette allo studio il secondo che però non potrà essere uguale in quanto riferito a un’area diversa. Il “PAI progetto” è il documento cartaceo, scritto una sola volta, applicabile fin che è adeguato e rispondente alle necessità dell’utente; il PAI in fase di applicazione è lo svolgimento di attività secondo quanto prestabilito e quindi meglio rispondente alla definizione di piano.
In definitiva il PAI ha valore e consistenza di progetto nel senso di documento che riporta l’analisi del caso, lo studio delle modalità da impiegare nell’assistenza per raggiungere gli obiettivi stabiliti su un determinato utente del servizio assistenziale. Il PAI porta nel suo nome e nell’acronimo che lo connota in tutte le regioni italiane il temine “Piano” perché, come si è visto, se importante è la fase di studio del caso, fondamentale è il rispetto della costante esecuzione del progetto il cui valore astratto, per così dire, si attenua e favore della sua esecuzione puntuale e costantemente ripetuta. Con ciò si spiega come le due definizioni, di piano e progetto, riferite al PAI siano state a volte utilizzate indifferentemente e come si debbano entrambe riconoscere corrette a seconda dell’enfasi che si vuole dare se alla fase progettuale vera e propria o alla fase esecutiva.
È fuor di dubbio che è alla seconda fase che si riconnette l’importanza maggiore. Senza nulla togliere al valore di un buon progetto, senza il quale non si farebbero azioni concrete valide, a nulla varrebbe, e questo vale per i progetti di ogni tipo, se non venisse realizzato o venisse realizzato in modo parziale o difforme.
Non è difficile trovare sul tema anche importanti fonti giuridiche, nelle leggi e regolamenti dello Stato e nella normativa regionale. L’ultima norma in ordine di tempo che parla di questo è la delibera della Regione Emilia-Romagna sull’accreditamento la DGR 514/2009 in diversi punti dei suoi allegati.
Il punto 8.4 dell’allegato D “Requisiti per l’accreditamento definitivo” della DGR 514/2009, nel definire processi e procedure generali stabilisce che “ Deve esistere la procedura per la definizione, attuazione, valutazione e riformulazione periodica (almeno semestrale) per ogni utente del Piano di Assistenza Individuale (PAI) e del Piano Educativo Individualizzato (PEI). Seguono poi le indicazioni di cosa la procedura di definizione e adeguamento debba comprendere.
È bene conoscere, per meglio comprendere, la struttura di questa parte dell’allegato. In particolare il punto 8 della sez. D1 è riferito a quella che nella premessa metodologica dell’allegato viene definita come area dei “Processi e procedure generali” nella quale è affermato il principio che devono essere definiti i principali processi assistenziali e organizzativi e le procedure che garantiscono equità nell’accesso, personalizzazione, appropriatezza e continuità nel percorso assistenziale. In applicazione del principio suddetto al punto 8 dell’allegato D1 si afferma che devono esistere procedure/istruzioni operative per lo svolgimento delle principali attività connesse all’assistenza e devono altresì esistere procedure/ istruzioni operative per le attività di supporto (servizi alberghieri, trasporto,e altri), procedure per la cartella sanitaria. Al punto 8.4, infine, appunto la procedura relativa al PAI. Analizzando ogni singola componente della disposizione contenuta nel punto 8.4 si nota una sottolineatura circa la necessità che la procedura faccia riferimento a diversi momenti tutti di straordinaria importanza. La procedura è necessaria per:
• la definizione del PAI. Si tratta della procedura atta a definire le modalità progettuali quindi deve comprendere la valutazione multidimensionale e multiprofessionale integrata dell’utente con la precisazione che la valutazione deve essere fatta con strumenti riconosciuti in ambito scientifico.
• La formalizzazione del PAI. Il PAI è definito quando è formalmente redatto e in esso sono descritte le attività, i tempi, la frequenza e la titolarità degli interventi.
• L’attuazione del PAI che si concretizza con la ripetizione costante delle attività previste nel documento sulla cui necessità non v’è dubbio perché costituisce la base di riferimento per l’azione. È poco probabile essere osservanti rispetto a norme non scritte . Si attua ciò che il documento prevede non si può quindi non avere un documento e non si può limitarsi a scrivere il documento perché ciò che da soddisfazione all’utente è l’azione.
• La valutazione del PAI. Già l’ovvia considerazione sulla perfettibilità dell’agire umano fa accettare con facilità la disposizione che obbliga ad un’attività di verifica. Dopo un certo tempo (sei mesi dice la norma regionale) si deve attuare un atto di verifica.
• La riformulazione del PAI. Come conseguenza dell’atto di verifica, ovviamente, c’è la formulazione di un nuovo PAI.
In quest’ultima caratteristica si mostrano le massima corrispondenza con la definizione generale di Piano a cui si è uniformato tutto il discorso fatto sinora. Si tratta di gestire il cambiamento che inevitabilmente investe l’utente che può essere in bene o in male. Il cambiamento come ripresa di autonomia maggiore comporta un progetto di servizio che valorizza e stimoli tale ripresa, un cambiamento derivante da perdita di qualche elemento di autonomia comporta un progetto che al contraria si pone un diverso obiettivo di mantenimento e di ricupero.
24.02.2010
Nella prima parte dell’approfondimento su progettazione e pianificazione si è pervenuti ad una conclusione. Nei servizi assistenziali sociosanitari esiste l’attività di progettazione in quanto riferita al PAI che peraltro avendo un significato operativo peculiare sconfina nell’accezione corrente di piano tutte le volte che non lo si considera come prodotto cartaceo di un’attività di studio e progettazione ma come documento di controllo per gestire in itinere l’attività di assistenza. In questo senso risponde alla definizione di Pianificazione intesa come programmazione di un’attività secondo un piano prestabilito.
Detto questo manca una piccola considerazione ulteriore sui progetti in attività sociosanitaria ed è quanto si riferisce ai progetti di nuovi servizi. Per progetto di nuovi servizi si deve intendere l’attività che un’azienda di servizi dovrà effettuare per realizzare un nuovo servizio sia che si tratti di un servizio residenziale sia domiciliare. Ovviamente se si tratterà di un servizio residenziale la questione sarà più complessa perché l’attività di progettazione del servizio dovrà essere preceduta dalla progettazione dei locali sapendo che la struttura diverrà parte integrante del progetto di servizio. Non solo ma rappresenta anche una grande difficoltà dovuta al fatto che la struttura comporta un forte investimento in termini di spesa che dovrà essere ammortizzato negli anni, quindi non deve essere un progetto inefficiente e i locali devono soddisfare efficacemente le richieste di qualità che utenza e stakeholder pongono. Un progetto di servizio si può modificare in tempi brevi se non può essere validato e così anche il progetto della struttura se si osservano le regole previste dalle norme di qualità ISO. Con questo esempio si capisce l’importanza della validazione. Si immagini che si deve progettare da zero una nuova struttura destinata ad ospitare un nucleo di 30 posti per non autosufficiente in quanto in quel determinato distretto ne esiste la necessità evidenziata dal Piano di Zona vigente. A questo punto il responsabile della progettazione dovrà leggere con molta attenzione cosa dice in merito la normativa dell’accreditamento perché è evidente che il nuovo servizio richiesto dal Piano di Zona sarà accreditato a quell’azienda che ne realizza un progetto coerente con le norme. Per l’esattezza in questo momento dovrebbero essere prese in considerazione le norme per l’accreditamento provvisorio, ma dovendosi realizzare la struttura fisica per quanto riguarda i requisiti architettonici è meglio riferirsi fin da subito alle norme per l’accreditamento definitivo . È dunque necessario prendere in considerazione i requisiti specifici previsti per la struttura di una casa-residenza per anziani non autosufficienti. Il riferimento normativo è l’allegato D.2.3 della deliberazione regionale 514/2009. Tale allegato relativamente al problema in discorso prevede una serie di deroghe per le strutture già autorizzate o in fase di realizzazione in base a progetti finanziati con risorse regionali, poi, al punto 4.3 stabilisce che le nuove strutture in caso di richiesta di accreditamento devono rispettare i parametri previsti dai successivi punti fino al 4.23. Non sembra il caso di fare l’elenco dei requisiti per i quali si rimanda al testo della norma; solo preme sottolineare qualche elemento determinante. La capacità ricettiva massima o può superare i 75 posti . quindi il nostro progetto sarà ammissibile se inserito nella realtà esistente non fa superare tale limite. Seconda questione le camere da letto sono a 1 o a 2 posti, (Quindi non sono più ammissibili stanze a tre) e le stanze singole almeno il 40%. C’è una serie di prescrizioni e al punto 4.19 un elenco importante circa gli spazi che devono esistere nel nucleo (Soggiorno, zona pranzo, locale per il personale, angolo scaldavivande, bagno assistito, vuotatoio, deposito carrozzine). Molto importante e degna di approfondimento la prescrizione di cui al punto 4.23: “Tutti i locali sopraindicati, destinati ad attività o vita collettiva (soggiorni e sale da pranzo) sia generali che di nucleo, devono essere di dimensioni adeguate alla capacità ricettiva massima prevista per la struttura. Dunque le camere da letto singole devono avere almeno 12 mq. di superficie utile mentre quelle a due posti devono avere 18 mq. Disposizione discutibile ma chiara. I locali destinati ad attività o vita collettiva devono invece essere di dimensioni adeguate. Questa non è altrettanto chiara e sia pur con la precisazione che devo essere adeguate alla capacità ricettiva massima non perde la sua indeterminatezza. Rimane dubbia quale sia la misura adeguata non essendo indicato un parametro. Il problema principale che nasce da questa norma indeterminata è quello di attestare le ragioni di una scelta circa la misura degli spazi. Ciò non può essere fatto attraverso le procedure che la ISO 9001 definisce di riesame o di verifica, ma con un atto di validazione cioè di verifica dell’adeguatezza in condizioni d’uso del progetto rispetto ai bisogni reali degli utilizzatori. Le norme dell’accreditamento non prescrivono esattamente una tale procedura ma poiché è richiesta la documentazione delle scelte operate nella realizzazione dei servizi, non sarà possibile giustificare una scelta della misura degli spazi se non con una validazione che è implicitamente indicata come necessaria. Se la scelta di una determinata dimensione non sarà documentata in modo da dimostrare che discende da un costrutto razionale sarà sempre contestabile.
Per parlare ora della pianificazione si può dire, in termini generali, che è il processo con il quale, dato un sistema sociale, si stabilisce uno stato futuro dello stesso ritenuto desiderabile (obiettivo), si individuano le azioni per conseguirlo (piano d’azione) e le risorse per mettere in atto queste azioni. Il prodotto della pianificazione prende il nome di piano. La pianificazione può interessare sistemi sociali di differenti dimensioni: da un intero sistema economico (pianificazione macroeconomica) o sociale ad una singola azienda (pianificazione aziendale).
Attraverso la pianificazione aziendale si definiscono gli obiettivi dell’azienda e le azioni per conseguirli. Per obiettivi si intendono i risultati misurabili che ci si attende di raggiungere in futuro entro un tempo determinato. Il tempo in cui si pensa di raggiungere gli obiettivi proposti è il loro orizzonte temporale. Rispetto a questo si può scomporre la pianificazione in termini più o meno ampi o ristretti e si parlerà di pianificazione strategica o pianificazione operativa a seconda della maggior ampiezza dell’orizzonte temporale e del grado di dettaglio degli obiettivi. La pianificazione strategica traduce la mission aziendale in obiettivi strategici di lungo termine, mentre con la pianificazione operativa si traducono gli obiettivi strategici in obiettivi operativi caratterizzati da un orizzonte temporale di breve termine, normalmente un anno.
La pianificazione, insieme al controllo di gestione , è una funzione che qualifica un’amministrazione di tipo manageriale, le due funzioni sono connesse ed entrambe indispensabili per una gestione aziendale efficace.
Il processo di pianificazione aziendale è una sequenza di attività che i manager eseguono partendo da un’analisi del contesto esterno, per giungere ad una fase di indagine e previsione economico-finanziaria.
03.03.2010
Non c’è controllo di gestione se non c’è pianificazione e la pianificazione non ha senso senza controllo. Pianificazione e controllo è la frequente definizione della funzione aziendale che come si è detto caratterizza un’amministrazione che opera con tecniche manageriali.
Nell’attività di pianificazione e controllo si riconoscono diverse fasi distinte.
La prima è la fase di PREVISIONE ECONOMICA-GENERALE, avente per oggetto la situazione economica generale dell’area esterna in cui l’azienda opera (STUDIO DEI FENOMENI ESTERNI ALL’AZIENDA).
Poi vi è la fase INDAGINE ECONOMICO-FINANZIARIA, che ha per oggetto la struttura aziendale, per cui è un’analisi dell’ambiente interno, delle risorse che l’azienda possiede (STUDIO DELLE CONDIZIONI INTERNE DELL’AZIENDA).
Segue la terza fase di PIANIFICAZIONE vera e propria, avente lo scopo di definire gli obiettivi aziendali (obiettivi strategici di lungo termine) seguita dalla pianificazione operativa o programmazione dove vengono programmate le azioni che verranno effettuate in base al tempo (si decide cosa fare per es. nei primi 6 mesi ecc. quindi obiettivi di medio e breve termine).
A questo punto si innesta la fase di BUDGETING in cui gli obiettivi e le linee strategiche sono espresse con dati numerici di quantità che rende possibile la fase di controllo.
La fase di CONTROLLO avviene mediante confronto tra i dati attesi e i risultati effettivi. Si tratta di un controllo dinamico che richiede una specifica attività di contabilità analitica che consenta di mettere a confronto dati previsti e dati reali a cadenza determinata con valutazione degli scostamenti e attuazione di azioni correttive.
Naturalmente tutta l’attività di pianificazione e controllo non deve avere come unico scopo l’equilibrio economico-finanziario ma deve rispondere anche agli obiettivi di qualità che necessariamente determinano la stabilità sul mercato dei servizi del gestore. Come conseguenza di una debacle economica o finanziaria l’azienda fallisce e cede ad altri la sua quota di attività, ma analoga conseguenza si verifica, pur con modalità e tempi forse diversi, anche a seguito di una caduta della qualità. Specie ora che l’affidamento dei servizi viene regolato con le norme dell’accreditamento.
In ogni caso, il sistema di pianificazione e controllo è una necessità imprescindibile per gestire in ottica di risultato la propria attività. Presenta comunque vantaggi e svantaggi.
Quali sono i VANTAGGI:
• il manager possiede l’informazione necessaria
• Può anticipare e correggere gli errori
• Può intervenire tempestivamente con le azioni correttive
• Crea le condizioni di conoscenza per l’attività futura
Quali gli SVANTAGGI:
• il costo da sostenere per la formazione di una cultura aziendale
• e per implementare questo processo aziendale
Di seguito si riporta un approfondimento sulle varie fasi di cui s’è detto sopra.
La PREVISIONE: prima di prendere le decisioni in azienda è necessario effettuare una previsione di carattere generale, dalla quale estrapolare informazioni sull’ambiente, al fine di determinare degli obiettivi congrui in sede di pianificazione aziendale. Inoltre lo studio dell’ambiente esterno è utile all’impresa anche per reagire tempestivamente alle variazioni della domanda, dell’offerta e dei prezzi.
Questo ovviamente vale per tutte le aziende e quindi anche per quelle che producono servizi alla persona. Queste però hanno un diverso punto a cui riferirsi: l’attività di pianificazione del comune o dei comuni associati a livello distrettuale. È il Piano di Zona a cui bisogna fare riferimento ed è il suddetto piano che stabilisce gli aspetti quali-quantitativi dei servizi che il sistema pubblico è disposto, in tutto o in parte, a finanziare. Dunque la previsione sull’andamento esterno ha un senso ampio solo per quelle realtà che entrano nel mercato libero e prescindono dall’accreditamento, mentre per quelle che gestiscono servizi accreditati lo studio della re4altà esterna si riduce a una presa d’atto del contenuto dei Piani di Zona.
La PIANIFICAZIONE STRATEGICA determina gli orientamenti fondamentali di politica aziendale per un lungo periodo. La determinazione del fine strategico (fase 3: pianificazione) presuppone uno studio sia dell’andamento futuro di fenomeni economici-ambientali (fase 1: previsione economico-generale) sia della struttura aziendale e della sua attitudine ad essere modificata in senso evolutivo (fase 2: INDAGINE ECONOMICO-FINANZIARIA). Si esamina la potenzialità di sviluppo DINAMICO dell’azienda, cioè la sua possibilità ad essere modificata: sia per adeguarsi alle future condizioni ambientali, sia per perseguire lo specifico fine di piano. Quindi questa fase esamina la correlazione fra caratteri strutturali (statici) e caratteri funzionali (dinamici).
La Pianificazione strategica è un metodo di decisione e gestione aziendale che si basa sulla razionalizzazione delle decisioni strategiche.
Per formulare un piano strategico è necessario formulare:
- l’oggetto del piano: tutta la struttura aziendale
- le decisioni del piano: le quali non hanno valore inderogabile, in quanto la pianificazione può essere corretta all’interno di questo stesso processo di pianificazione aziendale. Le decisioni hanno infatti significato di guida e di orientamento e sono flessibili, in quanto la loro validità deve essere continuamente verificata.
- i fini del piano: sono una specificazione dei fini aziendali.
La PROGRAMMAZIONE OPERATIVA è invece una razionalizzazione delle decisioni tattiche operative e di controllo gestionale, finalizzate al raggiungimento dei fini predisposti nel piano strategico.
Il BUDGETING è uno strumento di programmazione, una tecnica quantitativa e di controllo. Il CONTROLLO budgetario comporta una verifica continua periodica ed una valutazione sistematica dei risultati consuntivi rispetto ai dati programmati con conseguente attuazione delle azioni correttive.
Le fasi essenziali del controllo budgettario si possono così riassumere:
- formazione dei budget sezionali o di reparto coordinati insieme in un budget generale aziendale.
- rilevazione delle quantità consuntive.
- rilevazione degli scostamenti tra dati di budget e dati consuntivi al fine di adottare le opportune azioni correttive.
I dati di budget devono essere determinati in base alle più realistiche previsioni e devono essere elaborati in modo che un loro confronto con i dati consuntivi, informino l’azienda sul l’efficienza economico-tecnica della sua gestione. I dati di budget devono rappresentare un obiettivo cioè una situazione futura auspicabile e raggiungibile e non obiettivi utopistici, scarsamente probabili. Si dice che i programmi e i budget, che ne sono l’espressione quantitativa, finanziaria ed economica, debbano avere una funzione di stimolo al miglioramento dell’efficienza aziendale. I rapporti di budget sono il supporto documentale in cui si rilevano gli scostamenti dei dati effettivi da quelli di budget.
Perché si fa una pianificazione aziendale?
In essa si formulano gli OBIETTIVI fondamentali della futura gestione e i FINI verso cui l’impresa si vuole orientare. Inoltre sempre in questa sede si espongono le DECISIONI che si ritengono idonee al raggiungimento dei suddetti obiettivi.
Un sistema di pianificazione è, come si diceva, normalmente connesso a un sistema di controllo di gestione indispensabile per guidare la gestione aziendale verso il conseguimento degli obiettivi pianificati. La connessione e integrazione tra i due concetti fa sì che normalmente, sia a livello teorico che pratico, si parli di “sistema di pianificazione e controllo”.
17.03.2010
Nozioni di statistica
La statistica è la scienza che ha come fine lo studio quantitativo e qualitativo di un "collettivo". Studia i modi, descritti attraverso formule matematiche in cui una realtà fenomenica - limitatamente ai fenomeni collettivi - può essere sintetizzata e quindi compresa .
Con il termine statistica, nel linguaggio di tutti i giorni, si indicano anche semplicemente i risultati numerici (le statistiche spesso richiamate dai media, ad esempio: l’inflazione, il PIL etc.) di un processo di sintesi dei dati osservati.
Cenni storici
La misura quantitativa dei fenomeni sociali ha una storia antica. Dalla prima dinastia dei faraoni di Egitto già si rilevava l'ammontare della popolazione e sempre in Egitto già in tempi antichissimi si rilevavano i beni di proprietà a fini fiscali. Nella Bibbia ci sono riferimenti ad attività di censimento e anche l'immenso impero cinese ha sempre curato i censimenti, si dice con cadenza decennale.
Roma, anche prima dell’età imperiale, ha sempre dato importanza alla rilevazione dei cittadini e dei loro beni che venivano fatte con cadenza quinquennale e poi decennale a partire da Augusto. Ce lo testimoniano tra l’altro i vangeli nel racconto della nascita di Cristo.
Il medio evo in questo campo come in altri è un’epoca di frammentazione e confusione quindi si mantengono diverse attività di tipo statistico ma certo meno strutturate e cadenzate in modo rigoroso e metodico. Inoltre la frammentazione degli stati rende meno rilevante lo studio statistico dell’andamento della popolazione.
Il 1600, invece, è ilo secolo in cui si afferma l'esigenza di quantificare i fenomeni oggetto di studio, ossia di analizzarli e descriverli in termini matematici. Ciò non vale solo per gli studi relativi alla Terra e all’Universo che viene concepito, come scrisse Galileo, come un grande libro "scritto in caratteri matematici" - , ma si diffuse anche la convinzione che fosse possibile studiare la società tramite strumenti di tipo quantitativo.
Le origini della statistica moderna risalgono al lavoro svolto proprio a metà del 1600 da William Petty, economista e matematico inglese, che coniò il termine "aritmetica politica", ovvero "l'arte di ragionare mediante le cifre sulle cose che riguardano il governo". L’entità della popolazione e la quantità di ricchezza che essa aveva a sua disposizione erano le cose che maggiormente stavano a cuore al governo perché da queste dipendeva in ultima analisi la forza degli Stati in competizione tra loro. Quindi la statistica parte per lo studio degli andamenti demografici e per il calcolo del reddito nazionale.
Ai problemi statistici si interessarono anche alcune delle menti più brillanti dell'epoca che va dal ‘600 al ‘700.: fisici, astronomi e filosofi fecero studi sulle tavole della mortalità, e sulle ipotesi sul numero degli Abitanti nei vari stati. Il filosofo Gottfried Leibniz (1646-1716) propose, in Germania, la creazione di un ufficio statale di statistica.
Per arrivare a una situazione più vicina nel tempo si deve ricordare che, al momento dell’unità d’ Italia nel 1861 venne creato un Ufficio Statistico Nazionale che poi, nel 1926 diventò ISTAT
Statistica descrittiva e inferenziale
La scienza statistica è comunemente suddivisa in due branche principali:
• statistica descrittiva
• statistica inferenziale
La statistica descrittiva sintetizza i dati utilizzando gli indici, come media, variazione, varianza, concentrazione e li rappresenta mediante strumenti grafici come diagrammi o istogrammi a barre o a torte. In sostanza descrive e rende comprensibile il contenuto statistico
La statistica inferenziale ha come obiettivo, invece, quello di fare affermazioni, con una possibilità di errore controllata, riguardo la natura teorica del fenomeno che si osserva. La conoscenza di questa natura permetterà poi di fare previsione, ad esempio sull’andamento dell’inflazione o sul trend demografico. La statistica inferenziale è fortemente legata alla teoria del calcolo delle probabilità
ORGANIZZAZIONE AZIENDALE
Di seguito alcun i appunti sul funzionamento delle organizzazioni costituite al fine di produrre risultati (Prodotti o servizi) utilizzando risorse.
Agli albori degli studi sul funzionamento dell’azienda si è prevista semplicemente una distinzione di responsabilità tra chi progetta e chi esegue; poi si è scoperta l’importanza della funzione organizzativa accanto alle funzioni tecniche e, di conseguenza, la necessità di elaborare una dottrina direzionale. I principi ispiratori delle prime dottrine di direzione sono la disciplina, la subordinazione degli interessi individuali all’interesse generale, la giustizia, il rapporto di lavoro di lungo periodo, lo spirito di corpo.
Gli strumenti adatti alla conduzione delle aziende in base ai suddetti principi sono:
a) elaborazione di uno schema rigido di divisione di compiti,
b) supervisione e garanzia,
c) regole e regolamenti dettagliati.
Il superamento di questa che viene definita la scuola classica avviene in quanto nelle sue teorie e principi vi è poco spazio per il fattore umano e l’organizzazione si distingue come un insieme chiuso che col tempo si dimostra non del tutto soddisfacente.
Si sviluppa così un pensiero diverso che parte dall’analisi della relazione tra le condizioni di lavoro e l’incidenza della fatica e della noia sui lavoratori. I risultati ottenuti mostrano che gli individui e i gruppi, così come gli organismi biologici danno il meglio di loro stessi quando i loro bisogni sono soddisfatti.
A tale proposito è importante ricordare la scala dei bisogni di Maslow che è una classificazione dei bisogni che dimostra come diventino interessanti i successivi quando sono stati soddisfatti i precedenti.
Sono così classificati: (Clik sull'immagine per vederla a tutto schermo) (Anche le successive)
Una teoria manageriale moderna prevede stili organizzativi e direzionali aperti e flessibili. Deve esistere una condizione di armonia tra strategia, struttura, tecnologia, bisogni e aspirazioni dei dipendenti e ambiente esterno.
Le aziende operano nei diversi settori economici che tradizionalmente vengono distinti in tre categorie: il settore primario rappresentato dall’agricoltura e dallo sfruttamento minerario, il settore secondario che è costituito dalle organizzazioni industriali e il terziario che rappresenta il mondo complesso e variegato dei servizi. Le attività sanitario e socio-assistenziali appartengono all’ambito del terziario trattandosi di servizi rivolti alla persona.
Definizione di organizzazione
L’idea di organizzazione nasce in Europa assieme al concetto di modernità, intesa come la capacità di dare risposte ad un ambiente in costante mutamento. L’organizzazione consente di affrontare le sfide attuali di competizione e di turbolenza e consente di gestire la conoscenza dell’informazione e le diversità apportando uno sviluppo all’etica e alla responsabilità sociale.
Le organizzazioni sono entità sociali guidate da obiettivi. Mettono insieme risorse per raggiungere gli obiettivi e i risultati desiderati; producono beni e servizi in maniere efficiente, facilitano l’innovazione e utilizzano moderne tecnologie produttive; si adattano all’ambiente in trasformazione e creano valore per la proprietà, per i clienti e per i dipendenti.
Le organizzazioni interagiscono con l’ambiente da cui prendono e a cui danno risorse; esse interpretano i cambiamenti ambientali operando i necessari correttivi. L’organizzazione quindi è un sistema aperto. Sistema perché è un insieme di elementi che interagiscono tra di loro (Personale, macchinari e strutture, regole di funzionamento) aperto perché acquista input dall’ambiente, li trasforma e restituisce un autput all’ambiente esterno.
Materie prime, persone e altre risorse (finanziarie) costituiscono l’input – in mezzo c’è il processo di trasformazione e a valle c’è l’autput ovvero prodotti e servizi.
Modelli organizzativi
In ogni sistema organizzativo c’è il nucleo operativo che comprende le persone che effettuano il lavoro di base dell’organizzazione. Nel caso dell’azienda di servizi assistenziali alla persona sono gli OSS. Esistono poi vari altri elementi della struttura che hanno lo scopo di studiare l’adattamento dell’organizzazione all’ambiente per restare al passo coi tempi e progettare innovazione oppure si dedicano con responsabilità alle attività necessarie a garantire un ordinato funzionamento delle attività. Questa seconda parte comprende i responsabili delle risorse umane e il così detto management cioè i responsabili della corretta gestione delle attività. (Direttore, coordinatore, responsabile di nucleo)
C’è sempre un Vertice strategico che è responsabile della direzione e del coordinamento delle altre parti dell’organizzazione. Cosa fa? Guida in generale l’andamento dell’azienda ed elabora e diffonde la strategia e gli obiettivi per l’intera organizzazione.
La linea dei capi intermedi (Middle management) è responsabile del coordinamento a livello di unità organizzative e della mediazione tra il vertice strategico e il nucleo operativo garantendo flusso informativo verso l’alto e verso il basso.
Le organizzazioni si dividono in due grandi tipologie che per comodità vengono di seguito schematizzate secondo le loro principali caratteristiche. Entrambe considerano l’organizzazione un sistema ma la prima da una importanza minore al fattore umano e punta su altri elementi.
L’organizzazione preferibile nella realtà della casa protetta è la seconda perché l’ambiente in cui si opera è estremamente complesso, il fattore umano determinante per il successo e la cultura prevalente deve essere una cultura aperta e che si adatta alle mutevoli esigenze. Non ci sono solo comportamenti di ruotine, anzi la qualità del servizio si vede dal modo in cui la ruotine viene reinterpretata ogni giorno e da ogni operatore, quindi ciò che rappresenta la condizione ideale è proprio quella della learning organization cioè una organizzazione ce mentre opera impara.
I dipendenti di un’organizzazione possono essere raggruppati secondo diverse logiche.
Raggruppamento funzionale. I dipendenti appartenenti alle diverse unità organizzative svolgono processi/funzioni simili o concentrano capacità analoghe. Obiettivo: gestione efficiente. Caratteristiche della struttura funzionale: alto grado di coordinamento verticale, alta specializzazione, struttura gerarchica, sistema informativo e regole definiti, ambiente stabile.
Raggruppamento divisionale per prodotto. Le unità vengono raggruppate in base ai singoli prodotti/servizi Obiettivo: gestione efficace.
Raggruppamento divisionale per processo. Le unità vengono raggruppate in base ai singoli processi, progetti o programmi, business o centri di profitto. Obiettivo: gestione efficace.
Raggruppamento divisionale per aree geografiche.
La struttura divisionale presenta un alto grado di coordinamento orizzontale e verticale – autonomia delle divisioni –
Struttura a matrice. Obiettivo: gestione efficiente ed efficace.
L’organigramma aziendale è la rappresentazione visiva di un intero sistema di processi e di attività fondamentali in un’organizzazione. Le linee verticali indicano rapporti di dipendenza. Le linnee orizzontali rapporti di corresponsabilità.
Motivazioni e strategie organizzative.
LA DIREZIONE. La principale responsabilità del top management è di determinare gli obiettivi, la strategia e la struttura dell’organizzazione, con ciò adattando l’organizzazione ai cambiamenti dell’ambiente. Il processo comprende la rilevazione delle opportunità e delle minacce nell’ambiente esterno nonché la rilevazione dei punti di forza e debolezza interni per definire la competenza distintiva rispetto ai competitors.
L’organigramma aziendale è la rappresentazione visiva di un intero sistema di processi e di attività fondamentali in un’organizzazione. Le linee verticali indicano rapporti di dipendenza. Le linee orizzontali rapporti di corresponsabilità.
Raggruppamento funzionale. I dipendenti appartenenti alle diverse unità organizzative svolgono processi/funzioni simili o concentrano capacità analoghe. Obiettivo: gestione efficiente. Caratteristiche della struttura funzionale: alto grado di coordinamento verticale, alta specializzazione, struttura gerarchica, sistema informativo e regole definiti ambiente stabile, unico gruppo di prodotto, leadership di costo.
Raggruppamento divisionale per prodotto. Le unità vengono raggruppate in base ai singoli prodotti/servizi Obiettivo: gestione efficace.
Raggruppamento divisionale per processo. Le unità vengono raggruppate in base ai singoli processi, progetti o programmi, business o centri di profitto. Obiettivo: gestione efficace.
Raggruppamento divisionale per aree geografiche.
La struttura divisionale presenta un alto grado di coordinamento orizzontale e verticale – autonomia delle divisioni –
Struttura a matrice. Ad autorità duplice. Obiettivo: gestione efficiente ed efficace.
Processi di lavoro, figure professionali coinvolte nelle diverse attività di servizio.
È compito della Direzione non solo creare una condivisione di valori e obiettivi ai vari livelli ma anche garantire l’orientamento ai risultati di tutti i soggetti coinvolti. Per fare questo si possono attivare dei meccanismi e dei modelli che favoriscono il successo nell’attività
Anzitutto occorre dire che all’interno della struttura residenziale, per la tipologia di persone che vi risiedono, occorre affidare la responsabilità medica ad un Geriatra. Tale figura va inquadrata in staff alla direzione e svolge un ruolo di coordinamento dell’attività sanitaria
Il Geriatra è il medico specialista meglio preparato a gestire le problematiche della persona anziana. È dotato della cultura necessaria ed è disponibile al confronto d’équipe di cui a volte è anche uno stimolatore. È predisposto all’utilizzo degli strumenti di valutazione e vivere il suo ruolo in modo integrato col resto della struttura operativa.
La soluzione organizzativa che più favorisce il lavoro per progetti e l’integrazione professionale è quella a matrice meglio descritta nella successiva figura in cui sono ricompresse anche le altre figure professionali presenti in struttura.
Come si vede questo è un modo decisamente diverso di pensare all’organizzazione, rispetto al classico organigramma funzionale per servizi. Questo tipo di modello mostra anche immediatamente come l’organizzazione complessiva risulti rimodulata per processi e progetti. Non più quindi per prestazioni ma per risultati.
L’area chiave dove si sviluppa l’attività principale è ovviamente quella socio-assistenziale e sanitaria. Questa parte dell’organizzazione fonda le sue radici sul concetto di coordinamento e non più su quello di direzione. In questo senso il ruolo di coordinamento sui risultati può essere indipendente dal livello di inquadramento
Molte figure professionali delle strutture RSA possono anche essere a contratto (libero professionale) o a incarico (es. il medico che non dipende dalla RSA). La figure chiave di questo modello diventano:
Il gruppo di professionals che si incaricheranno dello sviluppo della cultura aziendale, con il medico geriatra che curerà, in particolare, lo sviluppo della cultura geriatrica interna.
Il Coordinatore di Nucleo (RdN) che assolverà a tutte le funzioni di tipo organizzativo ed operativo per garantire che quanto deciso in sede di équipe e che entra a far parte dei Progetti individuali e/o Piani Assistenziali Individuali (obiettivi quali-quantitativi, attività da svolgere, soggetto che la svolge e quando la svolge) sia realmente realizzato da tutti i soggetti coinvolti e indicati nel progetto (professionals, OSS, IP).
Il Coordinatore di Nucleo, anche se frequentemente è rappresentato da un Infermiere Professionale, può avere origini professionali diverse, purché sia formato adeguatamente come “quadro intermedio”, sviluppando competenze ed abilità tipiche del middle manager. Con altrettanta coerenza, questo modello organizzativo mette in luce le competenze e le tipologie di azione organizzativa da porre in essere ed i soggetti coinvolti:
Il cuore dell’organizzazione è l’utente. L’utente viene messo realmente al centro e tutto ruota attorno a lui e alle sue reali esigenze.
La valutazione delle sue condizioni di salute (VMD) e delle sue volontà diventano la precondizine di un lavoro di squadra che possa essere poi valutato positivamente in termini di efficacia (valutazione interna) e di gradimento (valutazione dell’utente-ospite).
In conclusione si può dire che serve un modello organizzativo appropriato, che consenta di dare concretezza e azione alle affermazioni tipiche di questo settore:
a. Poniamo la persona anziana al centro della nostra attenzione
b. Siamo attenti alla salute degli operatori (in senso lato) perché se l’operatore è in salute anche l’utente ne ha beneficio.
c. Puntiamo al buon uso delle risorse pubbliche e delle famiglie.
Carta dei servizi e criteri di qualità del lavoro
Molti sono gli strumenti per assicurare un servizio di qualità avendo ben chiaro in mente che qualità non significa di per sé il massimo della qualità, ma più semplicemente una qualità certa e determinata.
Qualità deve essere
• definita e quindi possedere requisiti osservabili
• condivisa da tutti gli attori del servizio
• sottoposta ad una misurazione
• confrontata col contesto
I risultati del processo permettono di valutare la qualità. I processi si tengono sotto controllo con un insieme di attività tra loro collegate per il perseguimento di un medesimo obiettivo.
Esiste la certificazione di qualità che è una documentazione che si può ottenere aderendo ad una normativa internazionale della qualità (ISO 9000) e sottoponendo la propria azienda ad u controllo fatto da esperti revisori che al termine della verifica rilasciano la certificazione.
Si è parlato prima dell’accreditamento che è un’attività di controllo della qualità messo in atto da un ente che è coinvolto nel bisogno del servizio. L’ente è il comune che nello stesso tempo è promotore, a volte cliente e a volte controllore del servizio.
Si deve alla fine parlare della Carta dei servizi.
Lo stato a seguito di una ricerca ha rilevato che i cittadini erano insoddisfatti dei servizi pubblici, quindi decide, attraverso l’obbligo di redigere una carta dei servizi, di mettere i bisogni dei cittadini al centro delle decisioni e costringe gli enti gestori a dichiarare gli obiettivi i qualità del servizio. La carta dei servizi quindi disciplina i rapporti tra utente ed ente gestore. Con la carta dei servizi il cittadino è informato, può partecipare alle decisioni e può essere tutelato.
Il modulo si è chiuso ricordando la grande importanza del Leader nel processo di costruzione e sviluppo dell'organizzazione e della necessità che ci sia una VISION definita e OBIETTIVI condivisi.
belle le due immagini che seguono
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